Как получить все доступные документы на участника ВОВ из ЦА МО РФ?

Это довольно распространённый вопрос.
Начнём с остужающего душа.

Для рядового состава «Альбом ветерана ВОВ», формируемый на сайте «Память народа», отражает те документы, которые вам доступны.
Если на сайте «Память народа» нет никаких сведений о вашем родственники, то очень в редких случаях удаётся что-то найти. И как правило для этого нужен специальный «военный поиск».

Если есть отметка, что ваш предок был партийным, дополнительно может существовать дело о его приёме в партию на фронте. Но в этом деле вы не найдёте полноценной биографии и сведения о родителях или родственниках. Этот документ скорее отражает качества боевого товарища, чем ответы в привычном нам формате автобиографии.

По офицерам ситуация лучше, тем что на них заведено Дело, где есть автобиография и сведения о службе, семье. Но, из практики личное дело офицера тоже может быть потеряно. В общем все очень индивидуально.

Картотеки ЦАМО. Что за картотеки, сколько их и каких?

На сайте ЦАМО вы не найдёте методички по поиску или каких-то пояснений о составе фондов. Что совершенно точно есть:
— Учётно-послужная картотека офицерского состава (УПК). УПК есть только на офицеров. Такая карточка является де-факто выжимкой из личного дела. Т.е. в ней отражены главные сведения, в том числе все перемещения по службе и повышения в звании.
— Картотека награждений (УКН). В этой картотеке хранятся карточки на всех награждённых с указанием их адресов и наград с номерами. Сведения из неё есть на Памяти народа. В зал её тоже можно получить.
— Картотека награждённых иностранными наградами. Такая же картотека, только в отношении лиц, кто получал иностранные награды.
— Картотека безвозвратных потерь. Эта картотека — действующая, т.е. до сих пор пополняется информацией. Изначально она была составлена на основании 58 фонда о потерях. Сейчас в неё вносятся данные, которые приходят от поисковых отрядов. Она есть на «Памяти народа», в зал выдают карточки только на офицеров.
— Картотека пропавших без вести. Действующая учётная картотека, но только для внутреннего пользования.
— Картотека политсостава. Тоже самое, что УПК, только для политработников. Можно получить в зал.
— Картотека выезжающих за рубеж. Опыта получения из неё информации нет.
— Юбилейная картотека. Это картотека, награждённых юбилейными орденами «Отечественной войны». Единственное ценное на этих карточках — это адреса. НО, ни одной картотеки в свободном доступе в читальном зале нет. Любую информацию из картотек запрашивают так же, как обычные архивные дела, через требования. Кроме этого, в некоторых фондах существуют свои собственные внутренние картотеки.
— Картотека принятых в партию на фронте во время ВОВ.

Конечно, пробовать искать стоит, но без иллюзий и последующего разочарования.

Итак, шаг за шагом:

Шаг 1. Соберите все документы, подтверждающие родство.
Ваш паспорт, Свидетельство о рождении, Свидетельство о браке для женщин, из которого видно смену фамилии. Далее, Свидетельство о рождении родителей и Свидетельство о браке и т.д. до вашего предка.
Внимание! ЦАМО выполняет работу по запросам только на прямых родственников. Это мой прямой предок, а вот это его сын ветеран… Это мой дедушка, а это его брат лейтенант… Это мой двоюродный дядя… Это все не работает. Архив отвечает только прямым кровным родственникам. По всем остальным родственникам не тратьте зря своё время и время сотрудников архива. Есть Приказ.

Шаг 2. Пишите официальное письмо на имя директора архива с приложением, анкеты-заявления (https://archive.mil.ru/archival_service/central/reque..), документов, подтверждающих родство и прикладываете альбом с сайта «Память народа».

Шаг 3. Отправляете письмо на бумажном носителе в адрес Подольск, ЦА МО РФ.

Шаг 4. По трекеру отслеживаете, когда получено письмо, и примерно через неделю начинаете дозваниваться в читальный зал и приёмную.
Ваша задача по телефону получить от специалистов подтверждение, что есть документы доступные к просмотру в читальном зале и копированию. Согласуйте дату визита.

Шаг 5. Отправляете почтой второе письмо (заказным или скорое). «Вы по телефону согласовали дату приезда, прошу подготовить необходимые документы для работы».

Шаг 6. Приезжаете в Подольск.
При визите с собой нужно иметь:
— Паспорт (военный билет, если есть)
— Оригиналы документов, подтверждающих родство
— Тетрадь для записей информации
— Ручку, карандаш
— Фотоаппаратом пользоваться запрещено. Могут быть очень редкие исключения при обязательном согласовании с работником архива.
— Компакт диск CD новый в упаковке, флешка новая в упаковке.
— Запас терпения и умиротворения!

На проходной вам нужно быть к 8-00. Там, в помещении охраны стоит телефон, с которого вы дозваниваетесь до читального зала. Дозвониться тяжело! Дозванивайтесь!!! Называете свою фамилию. За вами на проходную выйдет работник читального зала.
Внимание! Сами вы в читальный зал не пройдёте, только в сопровождении работника архива. Далее вы оформляете кучу бумаг по допуску к работе. Это займёт час или два.

Шаг 7. Вам расскажут, как найти здание, где хранится дело или иные документы, которые не привезли в читальный зал по вашему запросу. Вы идёте по огромной территории, находите здание, идёте в комнату чтения документов. Там сотрудник вам рассказывает какие листы можно копировать, а какие нет. На бумагу выписываете всю информацию, которая вас интересует из документов.

Шаг 8. Возвращаетесь в читальный зал. Оформляете заказ для бухгалтерии. Идёте в другое здание в бухгалтерию на получение счета.

Шаг 9. Выходите с территории, оплачиваете счёт.

Шаг 10. Возвращаетесь обратно что бы передать платёжку.

Все!

Дальше ждите около трёх месяцев. Лучше по прошествии календарного месяца, после даты визита, звонить в читальный зал и узнавать судьбу своего запроса.

Копии на бумажном носителе сброшюруют, прошьют, заверят печатью. Скан копии запишут на компакт диск или флешку, который вы передаёте в читальный зал. Копии документов и диск или флешку пришлют вам почтой на домашний адрес.

Обращаю ваше внимание, что территория огромная, работников мало и они очень заняты. Поэтому чтобы все успеть за один рабочий день нужно все делать решительно и быстро, вникайте, что вам говорит сотрудник с первого раза, иначе вам придётся ехать второй раз. Перед тем как звонить проговорите свой запрос. Своими пространными и не чёткими разговорами вы крадёте время сотрудника и остальных посетителей, а это самый ценный ресурс.